Versionshinweise für 2021.3

Das Gestalten von Dashboard-Registerkarten für das Kundenportal entspricht weitgehend dem Erstellen von Firmen-Dashboards. Sie können der Registerkarte einen Namen geben und wählen, ob sie aktiv ist oder nicht, jedoch gibt es keine Farbschemen, da diese im Kundenportal nicht existieren.

Im Design-Modus ist ein Firmenfilter verfügbar. Damit können Sie eine Vorschau der Daten anzeigen, die der Endbenutzer sehen würde.

Auch das Hinzufügen neuer Widgets dürfte Ihnen bekannt vorkommen. Es gibt einige Ausnahmen, da Kundenportal-Widgets anders sind. Sie können alle von Ihrer Firma erstellten Widgets kopieren, jedoch haben Sie keinen Zugriff auf die komplette Widget-Bibliothek. Auch wurden die folgenden Objektoptionen entfernt:

• HTML (befindet sich unter „Diverses“)

• Bestände

• Tägliche Meldungen

• Stundenzettel

IMPORTANT  Es wird nicht eingeschränkt, welche Daten innerhalb der verfügbaren Objekte sichtbar sind. Wenn Sie also eine Registerkarte veröffentlichen, auf der Spalten mit sensiblen Daten sichtbar sind, sehen Kundenbenutzer diese sensiblen Daten, selbst wenn sie aufgrund ihres Zugriffsrechts keinen Zugriff darauf haben.

Da in Kundenportal-Dashboards mehr Daten sichtbar gemacht werden können, als der Endbenutzer zuvor anzeigen konnte, wurde eine neue Zugriffsberechtigung hinzugefügt und bei allen Zugriffsrechten mit Ausnahme von „Vollzugriff (System)“ deaktiviert. Des Weiteren wurde eine separate Berechtigung für die Vorschau des Portals selbst hinzugefügt. Sie können diese Einstellungen unter > Admin > Firmeneinstellungen & Benutzer > Mitarbeiter/Benutzer (Personal) > Zugriffsrechte > Zugriffsrecht bearbeiten > Sonstiges konfigurieren.

Wenn Sie Kundenportal-Registerkarten veröffentlichen, werden diese für Kontakte statt für Mitarbeiter veröffentlicht. Sie können Kundenbenutzern Zugriff zu einer Dashboard-Registerkarte im Kundenportal anhand ihrer Firmenrubrik, ihrem Symbol für die Firmenklassifizierung, dem Marktsegment ihrer Firma, ihrem zuständigen Mitarbeiter, ihrer Firma oder ihrem Zugriffsrecht gewähren. Wenn Sie einfach für alle Firmen und Benutzer veröffentlichen möchten, können Sie zur Registerkarte Firmenrubriken gehen und alle Rubriken auswählen, da alle Firmen mit einer Rubrik verbunden sind. Alle Registerkarten verhalten sich ähnlich mit Ausnahme der Folgenden:

• Die Registerkarte Veröffentlicht für bietet eine Übersicht über alle Kontakte, für die Ihre Dashboards verfügbar sind.
  
• Die Registerkarte Firmen ist etwas anders. Da dies eine äußerst lange Liste umfassen kann, wurde eine Auswahlliste für Firmen zu dieser Registerkarte hinzugefügt. Um eine Firma zu entfernen, wählen Sie einfach das Symbol neben dem Firmennamen aus.
  

Wenn Sie einen neuen Kontakt erstellen, geben Sie Details in die Abschnitte auf der linken Seite ein und haben die Möglichkeit, optional eine neue Notiz oder ein To-Do hinzuzufügen oder ein Foto hochzuladen. Wie bei unseren anderen Objekttypen erhalten Sie eine Warnung über fehlende erforderliche Felder, wenn Sie versuchen zu speichern, ohne diese auszufüllen.

Sobald ein Kontakt gespeichert wurde, zeigen Sie ihn in der Detailansicht an.

Auf der Seite Kontakt können Sie Warnungen anzeigen, ob der Kontakt keine Verkaufsangebote erhalten möchte oder ob der Kontakt anonymisiert wurde, auf die Schnellzugriffsleiste zugreifen und Informationen über Extras anzeigen. Im oberen Teil des Hauptbereichs werden Funktionen zum Kopieren in die Zwischenablage angezeigt, um Folgendes schnell kopieren zu können:

• Kontakt-ID

• Kontakt-Link

• Kontakt-ID - Kontakt (dies beinhaltet den kompletten Kontaktnamen)

Mithilfe der Schnellzugriffsleiste können Sie mit einem Klick oder einer Tastenkombination neue Extras hinzufügen. Kontakte haben die folgenden Optionen:

• Notiz (Alt + 1)

• To-Do (Alt + 2)

• Ticket (Alt + 3)

• Verkaufschance (Alt + 4)

• Gerät (Alt + 5)

Kontakte verfügen ab sofort über das Menü Tools, um weitere Optionen an einer zentralen Stelle zu bieten.

Die Registerkarten für Extras zeigen Objekte, die mit dem Kontakt verbunden sind. Sie können außerdem die Reihenfolge der Registerkarten ähnlich wie bei der Spaltenauswahl individuell anpassen.

Die verfügbaren Registerkarten beinhalten Folgendes:

• Aktivität

• Notizen

• To-Dos

• Tickets

• Verkaufschancen

• Geräte

• Kontaktgruppen

• Kontaktwarnungen

• Kundenportal

Zahlreiche dieser Registerkarten verfügen über Schnellfilter, Spaltenauswahl und Menüoptionen in Kontextrastern. Dies bietet den Vorteil, dass die eingebauten Suchraster automatisch nach dem angezeigten Kontakt gefiltert werden. Auf der Registerkarte Tickets wurde die Option zum Filtern anhand von „Abgeschlossen“, „Nicht abgeschlossen“ oder „Alle“ (Standard) hinzugefügt.

Als Teil eines separaten Projekts bleiben die Überschriften im Raster und die Suchzeile ab sofort sichtbar. Das bedeutet, dass Sie weder den Kontext Ihrer Spalten verlieren noch die Bildlaufleiste nicht nutzen können, wenn Sie auf der Seite nach unten gehen.

NOTE  Diese Funktion steht bei allen aktualisierten Objektseiten zur Verfügung.

Registerkarte „Aktivität“ für Kontakt

Der Aktivitäts-Feed eines Kontakts ist insofern einzigartig, als er die jüngsten Aktivitäten von zugehörigen Objekten anzeigt, einschließlich der folgenden:

• Tickets

• Projekte

• Geräte

• Verkaufschancen

• Aufträge

Jedes dieser Objekte verfügt über ein eigenes Erkennungssymbol und kann gefiltert werden, um die Suche einzugrenzen.

Weitere Änderungen

Die Optionen für Abrechnungsartikel und LiveLinks wurden in die rechte obere Seitenecke verschoben.

Im Abschnitt Ausschluss bei Benachrichtigungen wurden die Formulierungen der einzelnen Optionen aktualisiert, die Sprache aktualisiert, um Missverständnisse zu vermeiden. Wo möglich werden Datums- und Zeitstempel hinzugefügt, die angeben, wann die Handlung vorgenommen wurde.

Limit der Dashboards-Widgets auf 24 erhöht

Das Limit für die Anzahl der Dashboards-Widgets pro Registerkarte wurde von 12 auf 24 erhöht. Diese Erhöhung wird auch von Firmen-Dashboards und den neuen Kundenportal-Dashboards unterstützt.

Daten aus Arbeitslisten zu Ticket-Widgets hinzugefügt

Felder für Arbeitslisten wurden zum Ticketobjekt hinzugefügt, damit Sie Dashboard-Widgets mit diesen Daten erstellen können. Auf diese Weise können Sie sehen, welche Tickets sich in den Arbeitslisten Ihrer Mitarbeiter befinden. Das neue Widget Offene Tickets nach Arbeitsliste wurde zur Bibliothek hinzugefügt.

Um dies zu unterstützen, wurden die folgenden Datenfelder zu Ticket-Widgets hinzugefügt:

• Besitzer der Arbeitsliste: als Option unter „Gruppieren nach“, Filter und Rasterspalte

• Besitzer der Arbeitsliste - Standardabteilung: als Option unter „Gruppieren nach“

• Besitzer der Arbeitsliste - primäre Geschäftsstelle: als Option unter „Gruppieren nach“

NOTE  Sie können zwar sowohl Tickets als auch Aufgaben in Ihrer Arbeitsliste haben, allerdings wurden die vorstehenden Optionen vorerst nur für das Widget-Objekt des Tickets hinzugefügt.

Autotask Administrator zur Filterliste für Ticket-Widgets hinzugefügt

Autotask Administrator wurde als Filteroption zum Feld „Letzte Aktivität von“ hinzugefügt. Damit wird sichergestellt, dass Sie alle Aktivitäten herausfiltern können, die durch eine Workflow-Regel verursacht wurden, z. B. im Gegensatz zu einem Mitarbeiter.

Vertragsname zu Projekt-Widgets hinzugefügt

Vertragsname wurde als verfügbare Datenspalte in Projekt-Widgets hinzugefügt. Diese Spalte ist außerdem verlinkbar, sodass Sie den Vertrag zum Anzeigen öffnen können (sofern Sie über die entsprechende Berechtigung verfügen).

Site-Konfiguration anzeigen

Die Firmenregisterkarte Site-Konfiguration wurde aktualisiert und verfügt nun über separate Funktionen für Anzeigen und Bearbeiten.

Im Ansichtsmodus sehen Sie lediglich Felder, die über einen Wert verfügen.

Im Bearbeitungsmodus werden alle verfügbaren Felder angezeigt und können modifiziert werden.

Zusätzliche Felder für Ticket-Insights

Die neue Option Insight anpassen ist unter > Admin > Funktionen & Einstellungen > Service Desk (Tickets) > Ticketrubriken > Ticketrubrik bearbeiten > Registerkarte „Insights“ verfügbar. Sie können ab sofort Datenfelder zu den folgenden Insights hinzufügen:

• Firma

• Firma/Kontakt

• Kontakt

• Gerät

• Vertrag

• Projekt

• Projekt (mit % abgeschlossen)

• Verkaufschance

• Primärer Firmenkontakt

Wenn Sie Ihr Insight individuell anpassen, können Sie bis zu 10 zusätzliche Datenfelder auswählen. Die Reihenfolge, in der sie ausgewählt werden, entspricht ihrer Anzeigereihenfolge.

NOTE  Es können sowohl Datenfelder als auch benutzerdefinierte Felder ausgewählt werden, mit Ausnahme von vertraulichen oder geschützten Feldern.

Bei ihren Ticket-Insights ist der neue Link Zusätzliche Informationen sichtbar:

Wenn Sie darauf klicken, sehen Sie eine Liste der zusätzlichen Felder, die Sie zur Anzeige für diese Rubrik und dieses Insight ausgewählt haben:

Zusätzliche Mitarbeiter beim Massenweiterleiten/-bearbeiten von Tickets hinzufügen

Sie können ab sofort zusätzliche Mitarbeiter zu mehreren Tickets auf einmal hinzufügen. Dieses Feld ist verfügbar, wenn Sie Ausgewählte Tickets weiterleiten/ändern aus dem Sammelmenü auswählen. Dieses Feld ist lediglich additiv, d. h., vorhandene zusätzliche Mitarbeiter auf Tickets bleiben unverändert.

NOTE  Wenn ein Mitarbeiter bereits der verantwortliche Mitarbeiter auf einem der ausgewählten Tickets ist, bleibt er der verantwortliche Mitarbeiter und wird diesem Ticket nicht als ein zusätzlicher Mitarbeiter hinzugefügt. Wenn alle Tickets zur selben Rubrik gehören, werden die Listenwerte für die Auswahl von zusätzlichen Mitarbeitern berücksichtigt.

Service Level Agreements und Checklisten zu Serienvorlagen hinzugefügt

Optionen, um ein Service Level Agreement und eine Checkliste hinzuzufügen, wurden unter > Service Desk > Serienvorlagen hinzugefügt. Das Feld „Service Level Agreement“ wurde zur Registerkarte Allgemein hinzugefügt.

Des Weiteren wurde dieses Feld zu Formularvorlagen für Ticketserien unter Admin > Automatisierung > Checklisten & Vorlagen > Formularvorlagen hinzugefügt.

Des Weiteren ist dieses Feld nicht länger deaktiviert, wenn die Instanz einer Ticketserie bearbeitet wird.

Auch wurde die neue Registerkarte Checkliste hinzugefügt, auf der Sie eine beliebige aktive Bibliothekscheckliste auswählen können. Wenn neue Instanzen erstellt werden, werden sie mit dieser dem Ticket hinzugefügten Checkliste erstellt.

Auswirkungen auf Dashboard-Widgets

Service Level Agreement wurde dem Widgetobjekt „Serienvorlagen“ mit den folgenden Optionen hinzugefügt:

• Gruppieren nach und sekundäre Gruppierung

• Filter

• Raster und Rasterspalte zum Nachforschen

Rich-Text für Notizen und Zeiteinträge in Druckansicht für Tickets unterstützt

Ab sofort wird in der Druckansicht Rich-Text dargestellt, der zu den Feldern Ticketnotiz oder Zeiteintrag hinzugefügt wurde.

Neue LiveReports-Kategorie für Bestellungen

Die neue Kategorie Bestellungen ist für LiveReports unter > Reports > LiveReports Designer verfügbar. Damit können Sie Berichte in Bezug auf Details für Ihre Bestellungen erstellen oder anhand von beispielsweise Erstellungsdatum oder Status filtern. Wie auch bei anderen neuen Datenkategorien wurde ein neuer Systembericht Übersicht über Bestellungenhinzugefügt, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern.

Bericht „API-Aktivität pro Stunde“ nach API-Benutzer gefiltert

Der neue Filter API-Benutzer wurde unter > Erweiterungsmodule & Integrationen > Andere Erweiterungsmodule & Tools > API-Aktivität pro Stunde hinzugefügt.

Mithilfe dieses Filters können Sie sich einen bestimmten API-Benutzer ansehen und die Anzahl der mit diesem API-Benutzer verbundenen Aufrufe (nach Stunden aufgeschlüsselt) anzeigen lassen. Sie können dann optional weiter nachforschen, um die Details dieser API-Aufrufe anzuzeigen.

E-Mail-Betreff/-Text aus eingehender E-Mail-Verarbeitung zum Aktualisieren von Firma/Kontakt verwendet

Unter > Admin > Automatisierung > E-Mail-Benachrichtigungen & Umfragen > Eingehende E-Mail-Verarbeitung > Postfach bearbeiten > Registerkarte „Ticket“ ist eine neue Option verfügbar, um Firma/Kontakt mithilfe des E-Mail-Betreffs/-Texts abzugleichen. Der Zweck dieser Funktion ist es, die Firma und/oder den Kontakt, die bzw. der durch eine E-Mail-Benachrichtigung einer Drittpartei generiert wird, abzugleichen.

Um zu wissen, welcher Text verarbeitet werden soll, muss der E-Mail-Betreff oder der E-Mail-Text eines der folgenden Formate enthalten:

• //Firmenname:Kontaktname//

• //Firmenname: Kontaktname//

• //Firmenname : Kontaktname//

• //Firmenname :Kontaktname//

Bei Verwendung dieser Formatierung ist der Name eines Kontakts optional, der Firmenname ist jedoch erforderlich. Dieser Abgleich erfolgt nach dem Abgleich mit vorhandenen E-Mails, jedoch bevor die für das Postfach konfigurierte Ticketfirma als Ersatz verwendet wird.

EXAMPLE  Wenn beispielsweise eine E-Mail eines Drittanbieters von alert@no-reply.com generiert wird und die Betreffzeile //ABC FIRMA:David Schmitt// enthält, wird ein Ticket für ABC FIRMA mit David Schmitt als dem Kontakt erstellt.

NOTE  Für den Abgleich im E-Mail-Text wird die erste Zeile mit einem sichtbaren Zeichen verwendet und ab diesem Zeichen bis zum nächsten Zeilenumbruch gesucht. Nach diesem Zeilenumbruch wird nicht mehr gesucht.

Erweiterte Optionen für Mehrfachauswahl bei benutzerdefinierten Feldern

Die Option für die Mehrfachauswahl bei benutzerdefinierten Feldern unter > Admin > Funktionen & Einstellungen > Anwendungsübergreifende (gemeinsame) Funktionen > Benutzerdefinierte Felder wurde erweitert. Dieser neue benutzerdefinierte Feldtyp steht ab sofort bei folgenden Objekten zur Auswahl zur Verfügung:

• Verkaufschancen

• Aufgaben

• Firmen

• Kontakte

Wie bei anderen benutzerdefinierten Feldern muss dies nach dem Erstellen in einer zugehörigen Objektrubrik sichtbar gemacht werden, damit dies genutzt werden kann. Sie können mithilfe der Datenauswahl eine Liste von Werten vorgeben.

Diese Funktion hat außerdem an den folgenden Stellen Auswirkungen (Werte werden durch einen senkrechten Strich | getrennt):

• Formularvorlagen für Aufgaben

• Suchraster für Objekte

• Widgets als Filter und Spalten

• Workflow-Regeln, als Bedingungen und Aktualisierungen (bei Verkaufschancen und Aufgaben kann ein Wert zur Liste hinzugefügt werden)

• Variablen der Vorlagen für Benachrichtigungsmails

• Variablen der Rechnungsvorlagen (nur Variablen für Firmen und Aufgaben)

• Angebotsvorlagen (Variablen für Firmen, Kontakte und Verkaufschancen)

• E-Mail-Nachrichten für Angebote (Variablen für Firmen, Kontakt und Verkaufschancen)

• Variablen bei Vorlagen zum Zusammenführen von Dokumenten

• Importe

• Kann in LiveMobile angezeigt werden

• Data Warehouse

Verbesserungen bei Workflow-Regeln

Zusätzliche Mitarbeiter mithilfe von Workflow-Regeln aktualisieren

Service Desk-Workflow-Regeln verfügen über eine neue Aktualisierungshandlung, mit der Sie Ihre zusätzlichen Mitarbeiter auf Tickets aktualisieren können.

Diese Option ist nur additiv, d. h., ein zusätzlicher Mitarbeiter, der bereits der verantwortliche Mitarbeiter auf dem Ticket ist, wird nicht aktualisiert.

Firmenstandort als Bedingung nutzen

Die neue Bedingung Firmenstandort wurde zu Service Desk-Workflow-Regeln hinzugefügt. Damit können Sie einen bestimmten Firmenstandort nutzen oder eine Reihe von Firmen ein- oder ausschließen. Da ein Standort mit einer Firma verknüpft ist, öffnet die Datenauswahl der Workflow-Regel die Auswahl für den Firmenstandort.

Bedingungen für Notizattribute

Es wurde ein Satz neuer Bedingungen für Notizattribute zu Workflow-Regeln für Tickets, Projekte, Aufgaben und Geräte hinzugefügt. Die beiden Optionen lauten:

• Notiz veröffentlicht für

• Notiztyp

Damit können Sie Workflow-Regeln konfigurieren, die ausgelöst werden, basierend darauf, für wen die Notiz veröffentlicht wird (beispielsweise Nur intern) und welche Art von Notiz erstellt wurde.

Erweiterte Liste bei Genderoptionen

Die Liste der verfügbaren Geschlechter wurde aktualisiert, um inklusivere Optionen zu bieten. Die Liste wurde sowohl unter > Admin > Firmeneinstellungen & Benutzer > Mitarbeiter/Benutzer (Personal) > Mitarbeiter/Benutzer als auch Profil > Über mich aktualisiert:

Weitere Aktivierungen hinzugefügt

Unter > Admin > Adminkategorien > Aktivierungen wurden zusätzliche Aktivierungen hinzugefügt. Auf dieser Seite können Sie genauer festlegen, welche Funktionen aktiviert werden sollen und unnötige deaktivieren, um Ihre Benutzeroberfläche zu vereinfachen. Die folgenden Aktivierungen wurden hinzugefügt:

• Organisationsstruktur (Geschäftssparte)

• Problem-Management

• Servicetermine

• Stundenkontingentverträge

• Pauschalverträge

• Ticketverträge

• Vorauszahlungsverträge

• RMA

• Ratenzahlungen

• Abteilungen

• Team-Wände & News Feed

• Wöchentliche Vorgabe für abrechenbare Stunden

• Arbeitsgruppen

wh_recurring_ticket

• service_level_agreement_id

wh_udf_value_account_multiple_selection

• udf_multiple_select_value_account_id

• udf_field_id

• account_id

• udf_list_value_id

wh_udf_value_contact_multiple_selection

• udf_multiple_select_value_contact_id

• udf_field_id

• contact_id

• udf_list_value_id

wh_udf_value_opportunity_multiple_selection

• udf_multiple_select_value_opportunity_id

• udf_field_id

• opportunity_id

• udf_list_value_id

wh_udf_value_task_multiple_selection

• udf_multiple_select_value_task_id

• udf_field_id

• task_id

• udf_list_value_id

wh_account_contact

• time_format

wh_location

• time_format

wh_resource

• time_format